Au cours d'une mission récente a émergé le besoin de tester l’état de santé d'un ensemble d'équipes travaillant sur un système d'information commun. On parle ici de 7 équipes, composées de 3 à 8 personnes aux profils variés : support aux utilisateurs, développeur, product owner, business analyst et architecte transverse, soit une trentaine de personnes au total.
Il y a plusieurs origines à ce besoin, les deux principales étant :
Afin de procéder à cette "prise de température", nous avons testé un modèle proposé par Spotify : le Squad Health Check Model. Et voici comment nous avons procédé...
Comme évoqué en introduction, le Squad Health Check Model est un format d'atelier permettant d'évaluer le fonctionnement de sujets d'intérêt pour un groupe d'équipes de développement agile. Le modèle de Spotify propose 11 sujets d'intérêt :
Chaque équipe devra se réunir et évaluer pour chacun de ces sujets un état de santé, représenté par les couleurs suivantes :
Outre cette mesure, le modèle propose d'évaluer une tendance pour chacun des sujets :
Une fois l'exercice effectué par chaque équipe pour chacun des sujets, on aboutit à une matrice comme celle-ci :
En vue d'aboutir à la création de cette matrice et de l'analyser, nous avons procédé de la manière suivante :
En amont de l'atelier :
Lors de l'atelier :
Dans notre cas, nous avons effectué ces deux heures d'atelier en lieu et place de la rétrospective d'équipe qui dure habituellement une à deux heures selon les équipes et les contextes.
La phase de discussion au sein des équipes s'est déroulé différemment selon les habitudes de celles-ci. L'équipe à laquelle j'appartiens a décidé de faire un équivalent planning poker pour chacun des sujets : chacun dispose de trois cartes : une verte, une orange et une rouge. On évoque successivement chacun des sujets en révélant à chaque fois sa carte puis en discutant des raisons qui nous ont amenées a choisir cette dernière. On cherche ensuite à s'accorder sur une couleur pour l'équipe.
Une fois la matrice remplie par chacune des équipes, nous avons procédé à une rapide lecture de chaque ligne, c'est-à-dire que nous nous sommes intéressés non pas à l'état de santé individuel de chaque équipe, mais à l'état de santé des 11 sujets d'intérêt. En effet, l'objectif de cet atelier était d'identifier des douleurs partagées par beaucoup et non de résoudre collectivement les problèmes de certaines équipes. C'est une décision délibérée qui nous convenait à ce moment-là. Libre à vous d'adapter l'analyse différemment selon vos propres douleurs.
La phase d'analyse s'est organisée comme ceci :
Quoique dense (11 sujets, 3 couleurs, 3 tendances, N équipes), la matrice d'état de santé est extrêmement intéressante et peut être exploitée de plusieurs manières :
Pour le client :
Pour les équipes :
Dans notre cas, nous ne nous sommes pas intéressés aux flèches de tendances. Cela ajoutait un bruit inutile aux discussions. Je recommande même de ne pas les remplir lors du premier atelier, il y a déjà assez à faire avec les 11 sujets et les 3 couleurs. Libre aussi à vous d'adapter ce modèle et d'ajouter et/ou supprimer des sujets, comme le recommande Spotify.
L'atelier peut être mené sur deux heures donc c'est un temps relativement bien investi au regard du nombre de participants. En outre, la dynamique en trois étapes permet de garder ces derniers en éveil et moteurs dans les discussions.
Attention cependant à l'animation de la phase d'analyse. Animer une discussion faisant intervenir une telle multitude d'intervenants peut être compliqué. Je recommande de bien rappeler en début d'atelier les quelques règles d'une bonne rétrospective, très bien résumées ici ! Il est aussi possible de séparer l'assemblée en plus petits groupes et de demander à ce que chaque sous-groupe émette des actions, à vous de voir ce qui convient. Faites bien attention cependant à identifier des porteurs pour chacune de ces actions.
Nous avons mesuré le ROTI de cet atelier et avons abouti à un équilibre autour de 4, preuve que l'exercice semble ne pas avoir été une perte de temps pour une grande majorité des participants. Nous reproduirons très probablement l'exercice d'ici quelques mois et pourrons ainsi suivre l'évolution des actions que nous avons entreprises.
Enfin, comme tout atelier s’inscrivant dans un dispositif d’amélioration continue, le Squad Health Check Model a été une proposition de solution aux problèmes rencontrés par notre équipe à un instant T. Il ne règle évidemment pas tous les problèmes et doit être utilisé avec clairvoyance. Des adaptations seront certainement nécessaires afin qu’il ait un effet chez vous !