LANCER UN PROGRAMME AGILE MULTI-ÉQUIPES : BIG KICK-OFF ou CROISSANCE ORGANIQUE ?

Le why ?

Pour réussir un projet et créer une équipe agile qui performe, nous misons sur des petites équipes pluridisciplinaires co-localisées qui prennent le temps du cadrage agile (cadrage 360°) : une série de 6 à 7 ateliers qui assure la mise en place de l’esprit de collaboration et de co-conception avec toutes les parties prenantes, initie une démarche produit itérative et incrémentale et permet d’obtenir une équipe agile sur les « starting-blocks » prête à réussir son projet.

Ces derniers mois, on m’a régulièrement posé la question suivante : “ Le cadrage 360° c’est super !  Mais comment fais-tu pour le mettre à l’échelle ? Comment fais-tu quand le projet réclame 5 ou 20 équipes ? On ne peut pas faire des ateliers avec 150 personnes et puis tout le monde n’est pas disponible ou n’intervient pas en même temps sur le projet. Comment fais-tu fonctionner la démarche agile au delà d’une équipe pour sécuriser la livraison ?”

J’ai la chance de pouvoir répondre que le secret de la réussite d’un programme multi-équipes repose sur les mêmes principes que pour une seule équipe : Simplifier l’organisation et miser sur les interactions pour libérer l'intelligence collective.

 En théorie

Je vous propose deux approches différentes selon le contexte dans lequel vous vous trouvez et qui peuvent toutes deux fortement contribuer à l’acculturation agile de votre organisation:

1. La Croissance Organique consiste à monter une équipe pluridisciplinaire pour assurer la co-conception et la mise en place des pré-requis de réalisation avant de faire croître progressivement ses effectifs jusqu’à atteindre le seuil de la “division cellulaire” (autour de 12 personnes). Créez alors 2 équipes mélangeant des membres de la première équipe et les nouvelles recrues. Continuer à faire croître les deux équipes en respectant la capacité du système puis re-divisez  jusqu’à atteindre le nombre nécessaire de personnes pour livrer le produit en respectant une limite haute d’environ 150 personnes
2. Le Big Kick Off consiste à réunir tous les acteurs du projet, de prendre un peu du kick-off de projet classique, d’ajouter une dose de cadrage 360°, de Big Room Planning et de forum ouvert puis de laisser mijoter le tout pendant 3 jours. Ce séminaire permet d’assurer la co-réalisation du cadrage, d’aligner l’ensemble des équipes sur le sens du projet et les moyens de le réaliser tout en créant les liens interpersonnels qui leur permettront de dépasser les obstacles qu’elles ne manqueront pas de rencontrer avant la livraison.

 En pratique

La Croissance Organique me semble l'approche la plus simple et la plus agile. Elle est la plus à même de développer la culture agile et une démarche produit itérative et incrémentale centrée sur la production de valeur. Pour autant, cette approche peut paraître impossible dans certaines organisations et il n'est pas rare que des projets de grande ampleur n'attendent "plus que" la mobilisation des équipes en charge de la réalisation. Mais ce n'est pas parce qu'un projet a mal démarré que l'on doit se priver de toute agilité. Dans ce cas et comme j'ai pu le vérifier à plusieurs reprises, le Big Kick Off peut faire toute la différence en créant une dynamique agile à même de sécuriser le programme tout en initiant la transformation culturelle.

 Pour en savoir plus

Je vous propose une série d'articles détaillant la mise en application de chacune de ces approches ainsi que les pratiques à même de maintenir la dynamique agile tout au long du programme :

• La Croissance Organique
• Le Big Kick-Off
• Le “Big Room Planning” toutes les 6 à 12 semaines pour assurer la synchronisation et la gestion des dépendances
• La “Big Rétro” pour assurer l’amélioration continue et maintenir la dynamique collective à l'échelle du programme (article à venir)
• Le Kanban de programme ou les représentants métiers et IT pourront fluidifier le travail et partager de l’information tous les jours ou toutes les semaines (article à venir)