La collaboration sur la base d’outils Web est très en vogue depuis la vague Web 2.0. Les réseaux sociaux sont devenus des outils d’échanges incontournables. Et l’usage de WebMails et WebCalendars est largement entré dans les mœurs, au moins pour un usage grand public.
La bureautique Web existe, quant à elle, depuis environ 5 ans. Dans les premiers temps, le développement d’une suite logicielle en JavaScript m’a paru une véritable prouesse technologique : je me souviens d’un effet « waouh » devant les premières version du tableur Google Spreadsheet. Mais on peut se demander si ces outils sont réellement utilisables dans un contexte professionnel : je vous propose quelques éléments de réponse dans ce billet.
A mon sens, les principales suites bureautiques Web sont :
Je ne vous propose pas de matrice de comparaison détaillée pour une raison simple : ces offres évoluent toutes les semaines.
Le principal bénéfice des offres Web est leur accessibilité : on peut les utiliser depuis son domicile, un Web café, un Smartphone, une tablette, etc. on peut partager simplement un calendrier ou un document avec un partenaire, ou un client... L’effet le plus spectaculaire de cette accessibilité est la coédition simultanée. Ainsi, avec Google Spreadsheet, il est possible d’éditer un tableau à plusieurs en temps réel, depuis plusieurs sites distants. Cette coédition permet une collaboration synchrone, elle évite les allers/retours de documents de travail par email. Toutes les modifications sont archivées, comme dans un Wiki, et il est simple de corriger une erreur, de retrouver l’auteur d’une modification. Quand on a connu ce mode de collaboration, il devient difficile de s’en passer. Parmi les bénéfices de l’accessibilité, on peut citer l’accès à des services en ligne (traduction à la volée, intégration de données live comme les taux de change, cours de bourse, etc.).
Le principal défaut des offres Web est leur rendu : elles produisent des documents moins « léchés » qu’Office, ou des outils de PAO. En particulier, il est malaisé d’utiliser un modèle de document à la charte graphique de l’entreprise. Leur usage est donc souvent limité à des documents de travail, ce qui représente néanmoins une part importante de la collaboration. De fait, les tableurs Web sont intéressants car on crée rarement des « livrables » Excel ; les traitements de texte Web sont précieux pour partager des notes ; les outils de présentation Web sont quasi inutilisables. Les choses pourraient évoluer, en particulier avec le projet Web Fonts qui promet d’aller au delà des traditionnels Times et Arial, etc. au sein des pages Web.
L’aspect productivité des suites Web pose aussi problème : si la correction orthographe est bien gérée par les navigateurs modernes, on ne dispose pas de vraie correction grammaticale dans les suites Web ; les raccourcis claviers existent, mais sont moins puissants qu’au sein d’Office ; ces raccourcis concernent principalement les "Power Users".
Je conclurais en disant que la bureautique Web est encore décevante pour les « Power Users », c’est à dire les utilisateurs intensifs d’Office. Notons cependant qu’on est souvent Power User que d’un des 3 logiciels Office. Pour ma part, j’utilise PowerPoint intensément, mais les tableur et traitement de texte Google me conviennent. A contrario, la bureautique Web est parfaite pour les équipes terrain qui ne passent pas leur journée devant un PC. Elle est d’autant plus indiquée que ces populations sont amenées à partager un PC, et qu’une suite Web permet de retrouver son environnement personnalisé sans nécessiter le moindre paramétrage du PC partagé.