TL;DR → des liens rapides pour nettoyer vos boîtes Gmail rapidos
Savez-vous quel volume de stockage vos mails GMail utilisent ?
Perso je suis passé en 10 min de 16 à 4 Go en faisant un petit nettoyage de rentrée !
Chez OCTO nous sommes plus de 650 collaborateurs, en faisant tous un peu de ménage, on parle rapidement de dizaines de Tera octet en moins sur les serveurs Google…
Bien entendu, des supers outils SaaS automatiques existent sur le marché pour nettoyer efficacement sa boîte mail, cependant ils nécessitent des autorisations spécifiques pas forcément alignées avec les politiques de sécurité de vos/nos entreprises.
Pour faire malgré tout un peu de ménage, nous partageons entre nous des liens de tris un peu malins pour y voir plus clair dans ces montagnes de vieux mails et faire un peu de propre en quelques clics.
Vous pouvez choisir de faire le ménage dans votre coin, ou alors mieux de prendre quelques minutes pour préparer des critères de tris optimisés pour votre entreprise et les partager ensuite à votre équipe.
Voici donc quelques liens rapides pour afficher des tris de vos mails et gagner du temps pour nettoyer vos boîtes Gmail.
A partir de ces tris, vous pouvez alors choisir d’effacer (et pas archiver !!!) les mails qu’il ne vous semblent pas pertinent de conserver.
Ce sont surtout eux qui prennent de la place (pptx, prez pdf, photos, videos etc). Par exemple :
Vous pouvez aussi vous désinscrire de vos newsletters ou promotions en affichant les mails taggés Promotions qui ont des liens de désinscription
Pour cela, commencez par vous poser quelques questions toutes simples :
A partir de ces éléments, vous pourrez alors préparer en quelques clics des tris malins adaptés à votre contexte d’entreprise.
Pour cela :
En effet, l’URL de recherche intègre les critères de recherche et surtout peut être partagée directement à n’importe quel utilisateur de Gmail.
Par exemple, un tri pour rechercher les messages avant le 01/01/2020 avec les termes [ma recherche] ou [autre recherche] en excluant [NE PAS EFFACER] ça donne ça dans la barre de recherche :
before:2020-01-01 "ma recherche" OR "autre recherche" -"NE PAS EFFACER"
et donc l’url générique correspondante :
En complément voici quelques tris que nous utilisons également chez OCTO pour faire un peu de ménage :
Notifications Confluence :
Notifications Google Group :
Nous avons compilé dans un mail la marche à suivre et tous les liens de tri. Ce mail a été envoyé à tous les Octos via une mailing list. That's all ! Simple et optimal car l'affichage d'un lien de tri présent dans un mail est très rapide depuis l'interface standard de Gmail.
ATTENTION/WARNING/AVERTO/HADHARI/ʻLELO AʻOAʻO/ATENCIÓN/KEIKOKU/VARNING
Affichez à nouveau votre volume de stockage Gmail
Rien n’a changé ? Pensez à vider la corbeille et attendez quelques minutes...
Selon les études et les postulats retenus : 19 grammes de CO2 : c’est l’empreinte carbone d’un e-mail selon une étude de l'ADEME qui date un peu (2011) Sauf que la suppression d’un email intervient alors que le coup est déjà parti !
Bref ce n'est pas comme ça que l’on va changer le monde !
Cependant, notre propre bilan Carbone OCTO nous montre que tout est bon à prendre, mais surtout que visualiser ces Go de données désuètes est une bonne manière de nous sensibiliser collectivement sur nos usages du numérique et leur impact sur la planète.
En effet, au-delà de supprimer nos emails, il faudrait réduire le trafic sur les réseaux, donc envoyer moins, à moins de personnes et moins de Ko, et surtout changer moins souvent nos joujoux numériques.
La suppression de nos emails ne garantit en rien que ça va se transformer en moins de serveur, moins de réseau (en conso et en fabrication), or c'est seulement à cette condition qu'il y aurait un vrai impact.
Un sujet passionnant et complexe que nous avons déjà abordé en partie ici.
Au final, effacer des mails ca fait du bien, mais le vrai sujet est de repenser nos usages et la manière d’utiliser nos devices plus durablement au bureau pour devenir un meilleur éco-citoyen et éco-travailleur en 2021.
Frédéric Bordage, propose une synthèse des gestes clés pour parvenir à réduire encore plus l’impact des e-mails sur GreenIT.fr
Pour aller plus loin, le site de l’ADEME est incontournable, dont sa page dédiée pour le guide pratique écoresponsable au bureau ou Le guide pratique face cachée du numerique.
“Nettoyer ses mails c’est bien, mais j’ai aussi plein de fichiers sur Google Drive que j’aimerai nettoyer”
Pour Google Drive c'est un peu plus compliqué de trier ses fichiers et de gérer les différents statuts et droits associés aux dossiers et fichiers Google Apps !
En plus les opérateurs de recherche de Gmail ne fonctionnent pas tous !
Google Vault est une application pratique mais souvent réservée aux administrateurs des domaines Google.
On peut cependant déjà commencer par :
Le sujet est encore entre les mains de notre équipe mais fera l’objet d’un second article de blog prochainement si on trouve de bonnes idées !
Promis, ça sera notre bonne résolution pour 2021 !